POLITYKA PRYWATNOŚCI POLSPA SPORT

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez POLSPA SPORT w związku z korzystaniem z serwisu internetowego, kontaktem, przygotowaniem ofert oraz organizacją i realizacją grupowych wyjazdów sportowych (w tym z udziałem małoletnich) na rynkach polskim i hiszpańskim.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest: EBBING EXPORT, S.L. (działająca pod marką POLSPA SPORT)
Calle de la Princesa, 31 p. 2, 28008 Madrid, España
NIP/IVA: ESB05367719
Kontakt e-mail: info@polspa.eu
Telefon: +34 638 10 32 32
Jeżeli wyznaczymy Inspektora Ochrony Danych (IOD/DPO), opublikujemy jego dane kontaktowe w Serwisie.

2. Zakres zastosowania

Polityka ma zastosowanie do danych przetwarzanych w związku z:
1. korzystaniem z serwisu internetowego (w tym formularzy i kontaktu)
2. komunikacją sprzedażową i ofertową (B2B i B2C)
3. zawieraniem i realizacją umów dotyczących wyjazdów grup sportowych (transport, noclegi, ubezpieczenia, rejestracje turniejowe, transfery, atrakcje)
4. obsługą reklamacji, rozliczeń, bezpieczeństwa i zdarzeń awaryjnych podczas wyjazdów.

3. Definicje (dla ułatwienia)

Serwis – serwis internetowy prowadzony przez POLSPA SPORT.
Klient – podmiot zamawiający wyjazd (najczęściej klub, akademia, szkoła, stowarzyszenie) lub osoba zamawiająca.
Uczestnik – osoba biorąca udział w wyjeździe (w tym małoletni).
Opiekun faktyczny – trener/wychowawca wskazany przez Klienta do sprawowania opieki nad grupą podczas wyjazdu (nie jest opiekunem prawnym w rozumieniu prawa, o ile nie wynika to z odrębnego tytułu prawnego).
RODO – Rozporządzenie (UE) 2016/679.

4. Źródła danych oraz role stron (model współpracy z klubami)

W modelu organizacji wyjazdów grup sportowych dane mogą pochodzić:
1. bezpośrednio od Ciebie (np. przez formularz, e-mail, telefon)
2. od Klienta (np. klubu/trenera) – w szczególności listy uczestników i opiekunów
3. od rodziców/opiekunów prawnych małoletnich – bezpośrednio lub za pośrednictwem Klienta
4. od usługodawców (np. przewoźników, hoteli, ubezpieczycieli) – w zakresie potwierdzeń, realizacji i rozliczeń.

W typowym układzie:
1. Klient (klub/akademia) jest odrębnym administratorem danych w zakresie, w jakim samodzielnie zbiera dokumenty i dane uczestników na potrzeby utworzenia grupy i opieki nad nią.
2. POLSPA SPORT jest administratorem danych w zakresie, w jakim przetwarza dane w celu przygotowania oferty oraz realizacji usług wyjazdowych (logistyka, rezerwacje, ubezpieczenie, rejestracje turniejowe, bezpieczeństwo, kontakt awaryjny).
3. W sprawach dotyczących przetwarzania prowadzonego przez Klienta (klub), Uczestnik/rodzic może być proszony o kontakt również bezpośrednio z Klientem.

5. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od celu przetwarzamy w szczególności:
1. dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, adres, nazwa klubu/firmy, funkcja, dane do faktury
2. dane uczestnictwa i podróży: terminy i miejsce wyjazdu, trasa, rezerwacje, lista uczestników, dane opiekunów, informacje organizacyjne
3. dane dokumentów podróży i identyfikacyjne (gdy wymagane): data urodzenia, obywatelstwo, numer dokumentu tożsamości/paszportu/dowodu, a w przypadku uczestników z Polski także PESEL (jeżeli jest wymagany do dokumentacji wyjazdu, zgód lub rozliczeń/ubezpieczeń)
4. dane małoletnich: imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL/DNI, dane kontaktowe rodziców/opiekunów prawnych, dane niezbędne do podróży/ubezpieczenia/rejestracji
5. dane szczególnych kategorii (tylko gdy to konieczne): informacje o stanie zdrowia (np. alergie, leki, przeciwwskazania) – wyłącznie w minimalnym zakresie potrzebnym do bezpieczeństwa i realizacji ubezpieczenia
6. dane dot. bezpieczeństwa i zgodności: potwierdzenia spełnienia wymogów do opieki nad małoletnimi przez osoby dorosłe (np. informacja, że okazano wymagane zaświadczenie/certyfikat, bez utrwalania szczegółów o wyrokach)
7. dane techniczne i analityczne Serwisu: adres IP, identyfikatory urządzenia/przeglądarki, logi serwera, dane cookies – zgodnie z Polityką Cookies.

6. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
1. Kontakt, odpowiedź na zapytania, przygotowanie oferty, korespondencja przedumowna
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – komunikacja i obsługa zapytań).
2. Zawarcie i wykonanie umowy oraz organizacja i realizacja wyjazdu (logistyka, rezerwacje, obsługa list, koordynacja świadczeń)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3. Rezerwacja transportu (lotniczego/autokarowego) i obsługa list pasażerów
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy obowiązek wynika z przepisów dotyczących przewozu osób i wymogów przewoźnika.
4. Ubezpieczenie podróżne i sportowe (KL/NNW i inne, w tym zakres sportowy)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Jeżeli konieczne są dane o zdrowiu: art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda) lub art. 9 ust. 2 lit. c RODO (ochrona żywotnych interesów) – zależnie od sytuacji.
5. Rejestracja w zawodach/turniejach sportowych, akredytacje, listy uczestników dla organizatorów wydarzeń
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
6. Bezpieczeństwo uczestników, organizacja pomocy, kontakt awaryjny, obsługa zdarzeń losowych
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. d RODO (ochrona żywotnych interesów) i/lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – bezpieczeństwo organizacyjne).
7. Rozliczenia, obowiązki podatkowe i rachunkowe
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
8. Reklamacje, ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f  RODO.
9. Marketing własny i informowanie o ofercie (np. e-mail)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f  RODO (marketing bezpośredni) oraz – gdy wymagają tego przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
10. Utrzymanie, bezpieczeństwo i analityka SerwisuPodstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz – w zakresie cookies analitycznych/marketingowych – zgody zarządzane zgodnie z Polityką Cookies.

7. Specyfika przetwarzania danych małoletnich

1. Przetwarzamy dane małoletnich Uczestników (w szczególności imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL/DNI oraz dane dokumentu tożsamości, jeżeli wymagane) wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji i realizacji wyjazdu.
2. W standardowym modelu współpracy dane małoletnich przekazuje nam Klient (klub/akademia) jako administrator zbierający je od rodziców/opiekunów prawnych. Klient jest zobowiązany do posiadania ważnych zgód i upoważnień rodziców/opiekunów prawnych, w tym co do przekazania danych do POLSPA SPORT oraz do usługodawców (transport, hotel, ubezpieczenie, turniej).
3. Dodatkowo, w zakresie dokumentacji organizacyjnej, POLSPA SPORT może wymagać, aby Klient przedłożył potwierdzenie, że zgoda została udzielona przez oboje rodziców/opiekunów prawnych, jeżeli jest to konieczne ze względu na ryzyko graniczne/organizacyjne i najlepszy interes dziecka.
4. Dane małoletnich są niezbędne w szczególności do:
a) rezerwacji biletów lotniczych/autokarowych i identyfikacji pasażera,
b) zawarcia i realizacji ubezpieczenia podróżnego i sportowego,
c) rejestracji w zawodach sportowych i w systemach turniejowych,
d) realizacji noclegów i usług hotelowych (listy gości),
e) zapewnienia bezpieczeństwa i kontaktu w sytuacjach awaryjnych.

8. Standardy ochrony małoletnich i weryfikacja osób sprawujących opiekę

1. POLSPA SPORT wdraża organizacyjne środki ochrony małoletnich adekwatne do charakteru usług oraz współpracuje z Klientami (klubami) w zakresie bezpiecznej organizacji wyjazdów.
2. W zakresie dopuszczalnym prawem, a także z uwzględnieniem prawa kraju realizacji usług, możemy weryfikować, czy osoby wskazane do opieki nad małoletnimi spełniają wymagania do pracy z dziećmi, w tym czy posiadają wymagane zaświadczenia/certyfikaty (np. w Hiszpanii – certyfikat dotyczący przestępstw na tle seksualnym dla osób pracujących z małoletnimi).
3. Co do zasady nie żądamy i nie utrwalamy szczegółowych danych o wyrokach skazujących; przetwarzamy jedynie minimalne potwierdzenia spełnienia wymogu (np. data weryfikacji, fakt okazania dokumentu), o ile jest to konieczne dla zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności.

9. Odbiorcy danych i przekazywanie danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w Polityce, w szczególności do:
1. przewoźników (linie lotnicze, firmy autokarowe, operatorzy transferów) – w celu rezerwacji i realizacji przewozu oraz sporządzenia list pasażerów
2. obiektów noclegowych i podmiotów zapewniających zakwaterowanie
3. ubezpieczycieli i pośredników ubezpieczeniowych – w celu objęcia ochroną ubezpieczeniową i obsługi zdarzeń
4. organizatorów turniejów, obiektów sportowych i podmiotów akredytujących – w celu rejestracji uczestników
5. dostawców usług IT (hosting, poczta, CRM, narzędzia formularzy, analityka) – jako podmiotów przetwarzających na podstawie umów powierzenia
6. podmiotów realizujących obsługę księgową, prawną i windykacyjną
7. organów publicznych – wyłącznie, gdy obowiązek wynika z przepisów prawa.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim do własnych celów marketingowych.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Co do zasady przetwarzamy dane w EOG. Jeżeli wyjątkowo korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane poza EOG, przekazanie następuje wyłącznie zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności w oparciu o decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo Standardowe Klauzule Umowne oraz środki dodatkowe adekwatne do ryzyka.

11. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane przez okres niezbędny do realizacji celów, w tym:
1. dane związane z umową i wyjazdem – przez czas przygotowania i realizacji wyjazdu, a następnie przez okres wymagany przepisami oraz do czasu przedawnienia roszczeń.
2. dane rozliczeniowe i dokumenty księgowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi
3. dane marketingowe – do czasu wniesienia sprzeciwu (gdy podstawą jest uzasadniony interes) lub do czasu cofnięcia zgody (gdy podstawą jest zgoda)
4. dane zdrowotne – wyłącznie przez możliwie najkrótszy okres, co do zasady do zakończenia wyjazdu i rozliczenia zdarzeń, chyba że dłuższy okres wynika z wymogów ubezpieczeniowych lub roszczeń.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
1. dostępu do danych
2. sprostowania danych
3. usunięcia danych (w przypadkach przewidzianych prawem)
4. ograniczenia przetwarzania
5. przenoszenia danych (gdy podstawą jest umowa lub zgoda i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany)
6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (w tym marketingu bezpośrednim)
7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.

13. Jak skorzystać z praw

Wnioski dotyczące praw można kierować:
1. e-mail: info@polspa.eu
2. pisemnie na adres siedziby Administratora
Dla bezpieczeństwa możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek.

14. Skarga do organu nadzorczego

Przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego dla ochrony danych osobowych. W praktyce, ze względu na siedzibę Administratora, właściwym organem jest Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Skargę można również złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w Polsce.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wobec Ciebie w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym nie stosujemy profilowania w rozumieniu RODO.

16. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, minimalizację danych, zabezpieczenia komunikacji, procedury upoważnień oraz działania w razie incydentu.

17. Cookies i narzędzia analityczne

Serwis może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie. Szczegółowe informacje znajdują się w odrębnej Polityce Cookies, dostępnej w Serwisie.

18. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności w razie zmian prawnych, technologicznych lub organizacyjnych. Aktualna wersja obowiązuje od daty wskazanej na początku dokumentu.